গার্মেন্টস অ্যাকসেসরিজ ফ্যাক্টরিতে Costing করার সময় কোন খরচগুলো বাদ পড়ে

Quotation-এ প্রতি হাজার পিসে ১৫ শতাংশ মার্জিন ধরা ছিল। অর্ডার শেষ হলো, ডেলিভারি গেল, Invoice হলো। তিন মাস পর হিসাব মেলাতে বসে দেখা গেল, ওই অর্ডারে আসলে লাভ হয়নি; বরং সামান্য লোকসান। মাঝখানে কী হলো? বেশিরভাগ ক্ষেত্রে উত্তর একটাই: Costing-এ যে খরচগুলো ধরা হয়েছিল তা ঠিকই ছিল, কিন্তু কয়েকটি খরচ ধরাই হয়নি।

গার্মেন্টসের Costing নিয়ে আলোচনা হয় ফ্যাব্রিক আর SMV ঘিরে; সেটি নিয়ে আমাদের আগের লেখা গার্মেন্ট কস্টিং কেন আসল প্রোডাকশনের সঙ্গে কখনো মেলে না পড়তে পারেন। কিন্তু উভেন লেবেল, প্রিন্টেড লেবেল, হ্যাংট্যাগ, টিকেট বা অন্য ট্রিমসের ফ্যাক্টরিতে হিসাবের ধরন আলাদা। এখানে দাম বলা হয় প্রতি হাজার পিসে, অর্ডারের পরিমাণ কয়েক হাজার থেকে কয়েক লাখ পর্যন্ত ওঠানামা করে, আর প্রতিটি নতুন ডিজাইনের পেছনে এমন কিছু খরচ থাকে যা পিসপ্রতি হিসাবে চোখে পড়ে না। এই লেখায় সেই বাদ পড়া খরচগুলো একে একে দেখা হলো, সঙ্গে একটি কাল্পনিক উভেন লেবেলের কস্ট শিট।

কেন অ্যাকসেসরিজের Costing আলাদা

একটি লেবেল বা হ্যাংট্যাগের দাম এক টাকারও কম হতে পারে। তাই পিসপ্রতি পাঁচ পয়সার ভুলও হাজার পিসে পঞ্চাশ টাকা, আর দুই লাখ পিসের অর্ডারে দশ হাজার টাকা। এত ছোট অঙ্কে কাজ করার কারণে তিনটি সমস্যা বারবার ঘটে:

• Setup খরচ অর্ডারের আকারের ওপর নির্ভর করে। পাঁচ হাজার পিসের অর্ডারেও ডিজাইন সেটআপ লাগে, এক লাখ পিসেও লাগে। পিসপ্রতি ভাগ করলে ছোট অর্ডারে এই খরচ বিশাল হয়ে দাঁড়ায়, কিন্তু অনেক ফ্যাক্টরি সব অর্ডারে একই রেট ধরে।

• Wastage ও Rejection প্রক্রিয়াভেদে ভিন্ন। উভেন, ফ্লেক্সো প্রিন্ট, স্ক্রিন প্রিন্ট, হিট ট্রান্সফার বা অফসেট, প্রতিটির নষ্টের ধরন আলাদা। একটি গড় শতাংশ সব কাজে বসালে কোনোটায় বেশি, কোনোটায় কম ধরা পড়ে।

• অর্ডার অনেক, প্রতিটি ছোট। মাসে শত শত অর্ডার চললে কোন অর্ডারে কত খরচ হলো তা আলাদা করে দেখার সময় থাকে না; শুধু মাস শেষে মোট লাভ-লোকসান দেখা হয়। কোন অর্ডার ডোবাচ্ছে তা তখন আর বোঝা যায় না।

কোন ট্রিমস কী কাজে লাগে তার পূর্ণ তালিকা দেখতে পারেন Garments Accessories List লেখায়।

Costing-এ সাধারণত যে খরচগুলো বাদ পড়ে

১. কাঁচামাল: শুধু দাম নয়, প্রকৃত খরচ

সুতা, কাগজ, বোর্ড, কালি, ফয়েল বা ফিল্মের ক্রয়মূল্য সবাই ধরেন। যা বাদ পড়ে: আমদানির ক্ষেত্রে শুল্ক ও পরিবহন, ন্যূনতম ক্রয় পরিমাণের কারণে বাড়তি স্টক, এবং নির্দিষ্ট শেড বা সার্টিফায়েড উপাদানের (যেমন রিসাইকেলড সুতা বা FSC কাগজ) বাড়তি দাম। সার্টিফায়েড উপাদান নিয়ে কাজ করলে চেইন অব কাস্টডির কাগজপত্র রক্ষার সময়ও একটি খরচ; এ নিয়ে বিস্তারিত আছে Garments Accessories Factory-তে GRS ও FSC ট্রেসেবিলিটি লেখায়।

২. Setup ও ডিজাইনের খরচ

উভেন লেবেলের ক্ষেত্রে ডিজাইন প্রোগ্রামিং, লুম সেটআপ ও প্রথম নমুনা; প্রিন্টেড লেবেল বা হ্যাংট্যাগে প্লেট, স্ক্রিন বা ডাই তৈরি এবং রং মেলানোর সময়। এই খরচ অর্ডার শুরুর আগেই হয়ে যায় এবং অর্ডার পাঁচ হাজার হোক বা পঞ্চাশ হাজার, প্রায় একই থাকে। সঠিক পদ্ধতি হলো মোট Setup খরচকে অর্ডারের পরিমাণ দিয়ে ভাগ করে প্রতি হাজারে যোগ করা, আর রিপিট অর্ডারে তা কমিয়ে ধরা।

৩. মেশিনের সময় ও শ্রম

মেশিনপ্রতি ঘণ্টার খরচ অনেকেই মোটামুটি জানেন, কিন্তু তা হিসাবে ঢোকে না। প্রতি ঘণ্টায় মেশিন কত পিস দেয়, অর্ডারটিতে কত ঘণ্টা লাগবে, আর সেই ঘণ্টায় বিদ্যুৎ, অপারেটরের মজুরি ও মেশিনের অবচয় (ডেপ্রিসিয়েশন) কত, এই তিনটি সংখ্যা থাকলেই মেশিন খরচ বের হয়। যা প্রায়ই বাদ পড়ে: ডিজাইন বদলের সময় মেশিন বসে থাকা, এবং কাটিং, ফোল্ডিং, গণনা ও বান্ডেল করার মতো হাতে করা কাজের শ্রম।

৪. প্রিন্টিং ও ফিনিশিং

একটি হ্যাংট্যাগে প্রিন্টের পর ল্যামিনেশন, ফয়েল, এমবস, ডাই-কাট, আইলেট ও স্ট্রিং লাগানো, প্রতিটি আলাদা ধাপ এবং আলাদা খরচ। উভেন লেবেলে আল্ট্রাসনিক কাট, হিট কাট, সেন্টার ফোল্ড বা এন্ড ফোল্ড। Quotation করার সময় যদি বায়ারের স্পেসিফিকেশন পুরোপুরি হাতে না থাকে, এই ধাপগুলোর কোনো একটি বাদ পড়ে এবং পরে "স্পেসে ছিল" বলে বায়ার বাড়তি দাম দিতে রাজি হন না।

৫. Wastage ও Rejection

দুটি আলাদা জিনিস, এবং দুটিই ধরতে হয়। Wastage হলো প্রক্রিয়ার স্বাভাবিক নষ্ট: লুমের শুরুর অংশ, রং মেলানোর সময়কার প্রিন্ট, কাটিংয়ের উচ্ছিষ্ট। Rejection হলো তৈরি হওয়ার পর QC-তে বাদ পড়া পিস, যা পুনরায় তৈরি করতে হয়। প্রক্রিয়াভেদে এই হার ভিন্ন, এবং ছোট অর্ডারে Setup Wastage-এর অনুপাত বড় হয়। নিজের ফ্যাক্টরির গত কয়েক মাসের প্রকৃত হার দেখে প্রক্রিয়াভিত্তিক শতাংশ ঠিক করুন; অন্যের সংখ্যা ধার না করাই ভালো।

৬. প্যাকেজিং ও ডেলিভারি

পলিব্যাগ, কার্টন, স্টিকার, রোল কোর, ফ্যাক্টরি পর্যন্ত পরিবহন, আর বায়ার যদি নির্দিষ্ট পরিমাণে আলাদা করে প্যাক করতে বলেন (যেমন সাইজ ও কালারওয়ে অনুযায়ী) তার বাড়তি শ্রম। প্রতি হাজারে অঙ্কটা ছোট, কিন্তু কখনোই শূন্য নয়।

৭. Overhead ও নমুনা

ভাড়া, অফিসের বেতন, মার্চেন্ডাইজারের সময়, বিদ্যুতের নির্দিষ্ট অংশ, ব্যাংক চার্জ, এবং সবচেয়ে উপেক্ষিত খরচ: নমুনা। অনেক অর্ডারে তিন-চার রাউন্ড নমুনা ও কুরিয়ার লাগে, আর যে ইনকোয়ারি অর্ডারে পরিণত হয় না তার নমুনার খরচও কাউকে বহন করতে হয়। মাসিক মোট Overhead-কে মাসের উৎপাদন (হাজার পিসে) দিয়ে ভাগ করে প্রতি হাজারে একটি Overhead রেট ঠিক করুন এবং প্রতি কস্ট শিটে তা যোগ করুন।

একটি উভেন লেবেলের কস্ট শিট: প্রথমে ভুলটা, তারপর পুরোটা

উদাহরণ (কাল্পনিক সংখ্যা): নিচের সব অঙ্ক শুধু পদ্ধতি বোঝানোর জন্য বানানো; এগুলো কোনো বাজারদর, মানদণ্ড বা কোনো ফ্যাক্টরির প্রকৃত খরচ নয়। ধরা যাক একটি উভেন মেইন লেবেলের অর্ডার, পরিমাণ ৫০,০০০ পিস, নতুন ডিজাইন, এন্ড ফোল্ড। Quotation দেওয়া হয়েছিল প্রতি হাজার পিসে ৬৫০ টাকা।

Quotation-এর সময় মনে হয়েছিল ৩১ শতাংশ মার্জিন আছে, তাই বায়ারের দরকষাকষিতে ৬৫০ থেকে আরও নামতে আপত্তি ছিল না। পূর্ণ কস্ট শিটে দেখা যাচ্ছে প্রকৃত মার্জিন ৩ শতাংশের কাছাকাছি; একটি রিপ্রিন্ট বা একদিনের ডেলিভারি বিলম্ব হলেই অর্ডারটি লোকসানে যাবে। এই একই অর্ডার যদি ২ লাখ পিসের হতো, তাহলে Setup ও নমুনার খরচ প্রতি হাজারে চার ভাগের এক ভাগ হয়ে যেত, আর মার্জিন ফিরে আসত। অর্থাৎ অর্ডারের পরিমাণ না জেনে একটি রেট বলে দেওয়াই সমস্যার মূল।

Estimated বনাম Actual: পার্থক্যটা মাপছেন কি

কস্ট শিট যত ভালোই হোক, তা একটি অনুমান। অর্ডার শেষে প্রকৃত খরচ পাশে না বসালে পরের Quotation-এ একই ভুল থেকে যায়। ন্যূনতম যা দরকার:

• অর্ডারভিত্তিক উপাদান ইস্যু: স্টোর থেকে ওই জব কার্ডের বিপরীতে কত সুতা, কাগজ বা কালি গেল

• অর্ডারভিত্তিক মেশিন ঘণ্টা ও উৎপাদিত পিস, যাতে প্রকৃত হার বের হয়

• QC-তে গ্রহণযোগ্য ও বাতিল পিস, যাতে প্রকৃত Rejection হার জানা যায়

• পুনরায় কাজের রেকর্ড: কোন অর্ডারে আবার বুনতে বা ছাপতে হলো এবং কেন

এই চারটি তথ্য থাকলে প্রতি অর্ডারে "ধরা হয়েছিল বনাম হয়েছে" দেখা যায়। যেখানে পার্থক্য বড়, সেখানেই পরের কস্ট শিটের শতাংশ বদলাতে হবে। প্রথম কয়েক মাসে পার্থক্য বড় হওয়াই স্বাভাবিক; লক্ষ্য হলো তা ধীরে ধীরে কমিয়ে আনা।

অর্ডারভিত্তিক লাভ: কোন কাজ নেবেন, কোনটা নয়

মাস শেষে ফ্যাক্টরি লাভে থাকলেও ভেতরে কিছু অর্ডার সবসময় লোকসান দিচ্ছে, আর কিছু অর্ডার সেটি পুষিয়ে দিচ্ছে। অর্ডারভিত্তিক লাভের হিসাব না থাকলে তিনটি ভুল সিদ্ধান্ত হয়: লোকসানি বায়ারকে অগ্রাধিকার দেওয়া, লাভজনক ছোট অর্ডার ফিরিয়ে দেওয়া, এবং Setup-ভারী নতুন ডিজাইনের কাজে রিপিট অর্ডারের রেট বলা। সমাধান জটিল নয়: প্রতিটি অর্ডারের Quotation-এর কস্ট শিট সংরক্ষণ করুন, অর্ডার শেষে প্রকৃত খরচ পাশে লিখুন, আর তিন মাস পর বায়ার ও পণ্যের ধরন অনুযায়ী সাজিয়ে দেখুন। অর্ডার কোথায় আটকে দেরি হয় এবং তার খরচ কীভাবে বাড়ে, সে নিয়ে পড়ুন লেবেল ও ট্রিমসের অর্ডার কেন দেরি হয়: ইনকোয়ারি থেকে ডেলিভারি।

Costing চেকলিস্ট: Quotation পাঠানোর আগে

1. অর্ডারের পরিমাণ নিশ্চিত হয়েছে কি, না শুধু "আনুমানিক"? পরিমাণ বদলালে Setup-এর অংশ বদলাবে, এটি Quotation-এ লেখা আছে?

2. বায়ারের পূর্ণ স্পেসিফিকেশন (আকার, উপাদান, রং, ফিনিশিং, প্যাকিং) হাতে আছে কি?

3. প্রতিটি ফিনিশিং ধাপ আলাদা লাইনে ধরা হয়েছে?

4. নতুন ডিজাইন না রিপিট? Setup ও নমুনার খরচ সেই অনুযায়ী ধরা হয়েছে?

5. Wastage ও Rejection প্রক্রিয়া অনুযায়ী আলাদা শতাংশে ধরা হয়েছে, নাকি একটি গড় সংখ্যা?

6. Overhead-এর মাসিক রেট গত কোয়ার্টারের প্রকৃত খরচ দিয়ে হালনাগাদ করা হয়েছে?

7. সার্টিফায়েড উপাদান চাইলে তার বাড়তি দাম ও কাগজপত্রের সময় ধরা হয়েছে?

8. প্যাকেজিং ও ডেলিভারি কার খরচে, তা Quotation-এ স্পষ্ট?

9. Quotation-এর এই সংস্করণটি সংরক্ষিত আছে, যাতে দাম বদলালে আগের হিসাব হারিয়ে না যায়?

10. অর্ডার শেষে প্রকৃত খরচ এই শিটের পাশে বসানোর কোনো ব্যবস্থা আছে?

কস্ট শিটকে অর্ডারের সঙ্গে বেঁধে রাখা: Trimflow যেভাবে সাহায্য করে

উপরের চেকলিস্ট Excel-এ চালানো যায়, কিন্তু সমস্যা হয় তখন, যখন Quotation-এর শিট এক ফাইলে, জব কার্ড আরেক খাতায়, আর স্টোরের ইস্যু তৃতীয় জায়গায় থাকে; অর্ডার শেষে কেউ আর তিনটিকে মেলায় না। Trimflow উভেন ও প্রিন্টেড লেবেল, হ্যাংট্যাগ, টিকেট ও ট্রিমস ফ্যাক্টরির জন্য তৈরি একটি ম্যানুফ্যাকচারিং ERP, যেখানে কস্ট শিট আলাদা ফাইল নয়, অর্ডারেরই অংশ:

• ইনকোয়ারি জমা পড়লে নম্বর পায়; Quotation তৈরি হয় প্রতি হাজার পিসের লাইভ কস্ট শিটসহ, প্রতিটি রিভিশন সংরক্ষিত থাকে, আর Quotation পাঠানোর পর তার কস্ট শিট লক হয়ে যায়; ফলে "কোন দামে কী ধরে বলেছিলাম" তা পরে খুঁজতে হয় না।

• উভেন, ফ্লেক্সো, স্ক্রিন, হিট ট্রান্সফার, অফসেট ও থার্মাল, প্রতিটি প্রক্রিয়ার জন্য আলাদা Consumption ও Cost Calculator, যাতে একটি গড় শতাংশ সব কাজে বসাতে না হয়।

• স্টোরের ইস্যু, রিটার্ন ও গুডস রিসিট লটভিত্তিক বারকোডে স্ক্যান হয়ে লাইভ লেজারে জমা পড়ে, আর QC ইন্সপেকশনে গ্রহণযোগ্য-বাতিলের রেকর্ড থাকে; অর্থাৎ Estimated-এর পাশে Actual বসানোর কাঁচা তথ্য অর্ডারের সঙ্গেই জমা হয়।

কেন সাধারণ ERP এই ধরনের ফ্যাক্টরির জন্য যথেষ্ট নয়, তা নিয়ে বিস্তারিত আছে লেবেল ও অ্যাক্সেসরিজ ফ্যাক্টরির ERP লেখায়।

আপনার লেবেল বা ট্রিমস ফ্যাক্টরিতে Quotation থেকে Invoice পর্যন্ত Costing ও অর্ডার ব্যবস্থাপনা গুছিয়ে আনতে Trimflow সম্পর্কে জানুন, অথবা ফ্রি ডেমোর জন্য যোগাযোগ করুন।